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Cosa si intende per Copia di Dati Personali? risponde la CGE nel Caso Crif

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Dalla Corte di Giustizia europea una nuova sentenza sul trattamento dei dati personali: nella causa C-487/21 | Österreichische Datenschutzbehörde e CRIF, la CGE afferma, alla luce del RGPD Regolamento europeo sui dati personali, che il diritto di ottenere una «copia» dei dati personali implica che sia consegnata all’interessato una riproduzione fedele e intelligibile dell’insieme di tali dati

L’interessato ha il diritto di  ottenere copia di estratti di documenti o anche di documenti interi o di estratti di banche dati contenenti detti dati, se ciò è indispensabile per consentire all’interessato di esercitare effettivamente i diritti conferitigli dal RGPD.

Il Caso CRIF: la richiesta di copia dei dati personali

Un privato ha chiesto alla CRIF, un’agenzia di consulenza commerciale che fornisce informazioni sulla solvibilità di terzi, di avere accesso ai dati personali che lo riguardavano, in particolare, una copia dei documenti, ossia i messaggi di posta elettronica e gli estratti di banche dati contenenti, tra l’altro, i suoi dati, «in un usuale formato tecnico».

La CRIF ha trasmesso, in forma sintetica, l’elenco dei suoi dati personali oggetto di trattamento. Il Privato ha promosso ricorso al Bundesverwaltungsgericht (Corte amministrativa federale austriaca), ritenendo che la CRIF avrebbe dovuto trasmettergli una copia di tutti i documenti contenenti i suoi dati, quali i messaggi di posta elettronica e gli estratti di banche dati. La corte austriaca ha quindi rinviato alla Corte di Giustizia chiedendo chiarimenti su

  • la portata dell’obbligo previsto all’articolo 15, paragrafo 3, prima frase, del RGPD di fornire all’interessato una «copia» dei suoi dati personali oggetto di trattamento. Basta che il titolare del trattamento trasmetta i dati personali sotto forma di tabella sintetica oppure implica anche la trasmissione di estratti di documenti o anche di documenti interi, i estratti di banche dati, nei quali sono riprodotti detti dati?
  • Cosa si intende per «informazioni» ai sensi dell’articolo 15, paragrafo 3, terza frase, del RGPD.

Cosa si intende per consegna di una copia dei dati personali

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Secondo la Corte, il diritto di ottenere dal titolare del trattamento una «copia» dei dati personali oggetto di trattamento implica che sia consegnata all’interessato una riproduzione fedele e intelligibile dell’insieme di tali dati presuppone quello di ottenere copia di estratti di documenti o anche di documenti interi o, ancora, di estratti di banche dati contenenti, tra l’altro, tali dati, ancor più se “è indispensabile per consentire all’interessato di esercitare effettivamente i diritti conferitigli dal RGPD”

Per quanto concerne la formulazione dell’articolo 15, paragrafo 3, prima frase, del RGPD, il Regolamento (UE) 2016/679 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 27 aprile 2016, la Corte rileva che, sebbene tale disposizione non contenga alcuna definizione della nozione di «copia», si deve tener conto del significato abituale di questo termine, il quale designa la riproduzione o la trascrizione fedele di un originale, cosicché una descrizione puramente generale dei dati oggetto di trattamento o un rinvio a categorie di dati personali non corrisponderebbe a detta definizione.

Regolamento (UE) 2016/679 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 27 aprile 2016, relativo alla protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali, nonché alla libera circolazione di tali dati e che abroga la direttiva 95/46/CE (regolamento generale sulla protezione dei dati)

Articolo 15

Diritto di accesso dell’interessato

1.   L’interessato ha il diritto di ottenere dal titolare del trattamento la conferma che sia o meno in corso un trattamento di dati personali che lo riguardano e in tal caso, di ottenere l’accesso ai dati personali e alle seguenti informazioni:

a)le finalità del trattamento;
b)le categorie di dati personali in questione;
c)i destinatari o le categorie di destinatari a cui i dati personali sono stati o saranno comunicati, in particolare se destinatari di paesi terzi o organizzazioni internazionali;
d)quando possibile, il periodo di conservazione dei dati personali previsto oppure, se non è possibile, i criteri utilizzati per determinare tale periodo;
e)l’esistenza del diritto dell’interessato di chiedere al titolare del trattamento la rettifica o la cancellazione dei dati personali o la limitazione del trattamento dei dati personali che lo riguardano o di opporsi al loro trattamento;
f)il diritto di proporre reclamo a un’autorità di controllo;
g)qualora i dati non siano raccolti presso l’interessato, tutte le informazioni disponibili sulla loro origine;
h)l’esistenza di un processo decisionale automatizzato, compresa la profilazione di cui all’articolo 22, paragrafi 1 e 4, e, almeno in tali casi, informazioni significative sulla logica utilizzata, nonché l’importanza e le conseguenze previste di tale trattamento per l’interessato.

2.   Qualora i dati personali siano trasferiti a un paese terzo o a un’organizzazione internazionale, l’interessato ha il diritto di essere informato dell’esistenza di garanzie adeguate ai sensi dell’articolo 46 relative al trasferimento.

3.   Il titolare del trattamento fornisce una copia dei dati personali oggetto di trattamento. In caso di ulteriori copie richieste dall’interessato, il titolare del trattamento può addebitare un contributo spese ragionevole basato sui costi amministrativi. Se l’interessato presenta la richiesta mediante mezzi elettronici, e salvo indicazione diversa dell’interessato, le informazioni sono fornite in un formato elettronico di uso comune.

4.   Il diritto di ottenere una copia di cui al paragrafo 3 non deve ledere i diritti e le libertà altrui.

Quali “informazioni” personali possono essere copiati secondo il GDPR?

Quanto alla a nozione di «informazioni» di cui all’articolo 15, paragrafo 3, terza frase, del RGPD si riferisce esclusivamente ai dati personali di cui il titolare del trattamento deve fornire una copia in applicazione della prima frase di tale paragrafo.

Sempre secondo la Corte l’interessato ha il diritto di ottenere una riproduzione fedele dei suoi dati personali, intesi in senso ampio, e che siano oggetto di operazioni qualificabili come trattamento effettuato dal titolare di tale trattamento. Pertanto, la copia dei dati personali oggetto di trattamento, che il titolare del trattamento è tenuto a fornire, deve presentare tutte le caratteristiche che consentano all’interessato di esercitare effettivamente i suoi diritti a norma del RGPD e, pertanto, deve riprodurre integralmente e fedelmente tali dati .

Diritto di accesso ai propri dati personali: a cosa serve?

Ma a cosa serve il diritto di accesso ai dati previsto all’art. 15 del GDPR?

La Corte spiega che il diritto di accesso ai dati deve consentire all’interessato di verificare che i propri dati personali siano corretti e trattati in modo lecito. Inoltre, il titolare del trattamento è tenuto ad adottare misure appropriate per fornire all’interessato tutte le informazioni previste, in forma concisa, trasparente, intelligibile e facilmente accessibile, con un linguaggio semplice e chiaro; tali informazioni devono essere fornite per iscritto o con altri mezzi, anche, se del caso, con mezzi elettronici, a meno che non sia l’interessato a chiedere che esse siano fornite oralmente.

Ulteriormente la Corte spiega che quando si generano dati personali a partire da altri dati o quando dati del genere derivano da campi a testo libero, vale a dire, da una mancanza di indicazioni che rivelino un’informazione sull’interessato, il contesto in cui tali dati sono oggetto di trattamento è un elemento indispensabile per consentire all’interessato di disporre di un accesso trasparente e di una presentazione intelligibile di tali dati. In caso di conflitto tra, da un lato, l’esercizio del diritto di accesso pieno e completo ai dati personali e, dall’altro, i diritti o le libertà altrui, la Corte ritiene che occorra effettuare un bilanciamento tra i diritti e le libertà in questione. Sempre la Corte ricorda che si devono scegliere modalità di comunicazione di dati personali che non ledano i diritti o le libertà altrui, tenendo conto del fatto che tali considerazioni non devono condurre a un diniego a fornire all’interessato tutte le informazioni.

Trattamento dati – ultime sentenze della Corte di Giustizia Europea – 2023

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