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Linee Guida AGID: la conservazione dei documenti informatici

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AGID, l’Agenzia per l’Italia Digitale ha recentemente pubblicato le Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici. Un prezioso documento per tutti coloro che vogliono produrre e conservare documenti digitali, in maniera legalmente e tecnicamente corretta.

Formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici

Lo scopo delle Linee Guida AGID è quello di aggiornare le attuali regole tecniche in base all’art. 71 del Codice dell’amministrazione digitale concernenti la formazione, protocollazione, gestione e conservazione dei documenti informatici. Al tempo stesso incorporare in un’unica linea guida le regole tecniche e le circolari in materia.

Il documento infatti raccoglie ed aggiorna, in una sintesi facilmente comprensibile, numerosi provvedimenti pubblicate in precedenza, facendo in modo che un documento informatico, conforme a queste linee, sia pienamente compatibile con la piattaforma informatica nazionale.

Come impostare un documento informatico

Le Linee Guida danno puntuali informazioni su come si deve impostare un documento informatico e, soprattutto, come convertire documenti analogici in documenti informatici. Questo problema è affrontato quotidianamente da molte aziende, pubbliche e private, che cercano di convertire giganteschi archivi cartacei in ben più gestibili archivi digitali.

Documenti informatici: registrazione e classificazione

Dopo aver affrontato le modalità di formazione dei documenti informatici, si passa all’illustrazione delle modalità di registrazione e classificazione, dando anche preziose indicazioni sui requisiti minimi di sicurezza di tali documenti, a livello di:

  • accesso ai documenti,
  • abilitazioni all’eventuale modifica,
  • tracciamento permanente di qualsiasi evento di modifica, proprio per garantire la integrità del documento informatico.

Il Responsabile della gestione documentale

La delicatezza di questa attività fa sì che le linee guida suggeriscano alle pubbliche amministrazioni, ma forse anche alle private, di definire le attribuzioni di un responsabile della gestione documentale. Tale figura dovrà accertare che la produzione e la conservazione di questi documenti avvenga in maniera corretta.
È questo il soggetto che può sviluppare e pubblicare un apposito manuale di gestione documentale, da mettere a disposizione di tutti soggetti coinvolti. Di particolare importanza è l’indicazione dei formati di file che possono essere utilizzati, per garantire nel tempo l’accessibilità e la decodifica dei file stessi.

Le misure di sicurezza

Un ampio paragrafo è dedicato alle misure di sicurezza, che devono essere corrispondenti a quelle indicate nel Regolamento Europeo 679/2016.

Conservazione dei documenti informatici: modalità e durata

Un intero capitolo è dedicato alle modalità ed alla durata di conservazione dei documenti digitali, dando anche dei modelli di comportamento e indicando i compiti del responsabile della conservazione dei file.

Documenti informatici per aziende pubbliche e private

E’ bene ricordare come queste indicazioni siano specialmente indirizzate alla pubblica amministrazione; tuttavia appare evidente che possano essere di estremo interesse anche per le aziende private, che vogliano operare in conformità alla regola d’arte.

Anche per la conservazione, è bene mettere a disposizione dei soggetti coinvolti uno specifico manuale, che illustri il processo di conservazione e le infrastrutture appropriate.

Più volte in queste linee guida si fa riferimento al ministero dei beni culturali. Riflettendo possiamo capire il motivo per cui questo ministero sia chiamato in causa. È possibile che i documenti digitali in esame possano, a distanza di decenni, rappresentare una testimonianza ancora viva e vitale di quanto a suo tempo si fece e dei motivi per cui decisioni, anche critiche, vennero assunte.

Se Giulio Cesare avesse scritto le sue memorie, sulle varie guerre in Europa, in formato digitale, certamente vorremmo che esse siano disponibili anche fra 2000 anni!

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Adalberto Biasiotti

Cura da lungo tempo gli aspetti di prevenzione e protezione da atti criminosi ed accidentali, in difesa dei beni materiali ed immateriali, come ad esempio il crimine informatico. L’assistenza che presta alle aziende, alla magistratura inquirente e giudicante, alle compagnie di assicurazioni, gli ha permesso di maturare una vasta e specifica esperienza. Ha scritto numerosi testi dedicati a tecnologie e procedure di sicurezza, per beni materiali ed immateriali, ed alla protezione dei dati. Svolge un’intensa attività di docenza in Italia ed all’estero.. Scopri tutte le pubblicazioni di Adalberto Biasiotti per EPC Editore!