Con l’introduzione del RENTRI – Registro elettronico nazionale per la tracciabilità dei rifiuti, il formulario di identificazione rifiuti diventa digitale. Il nuovo xFIR sostituisce progressivamente il documento cartaceo e introduce un sistema collaborativo e tracciabile tra produttori, trasportatori e destinatari.Vediamo come funziona e quali sono gli obblighi per le imprese.
- RENTRI e FIR digitale: cosa cambia nella tracciabilità dei rifiuti
- Che cosa è l’xFIR: il nuovo formulario digitale dei rifiuti
- Differenze tra FIR cartaceo e XFIR digitale
- Soggetti obbligati e categorie escluse dall’iscrizione al RENTRI
- Chi deve compilare l’xFIR e quando è obbligatorio
- Utilizzo esclusivo del FIR digitale
- Utilizzo misto: digitale e cartaceo
- Utilizzo esclusivo del FIR cartaceo
- Le responsabilità operative dei soggetti obbligati
- Produttore o detentore
- Trasportatore
- Destinatario
- Intermediari e commercianti senza detenzione
- Come funziona l’xFIR: emissione, trasporto e chiusura del formulario digitale
- Prima dell’avvio del trasporto
- Avvio del trasporto
- Durante il trasporto
- Arrivo a destino
- Accettazione parziale o respingimento
- Copia completa: restituzione, download e conservazione
- Trasmissione dei dati al RENTRI
- Chi trasmette i dati
- Tempistiche di trasmissione
- Dati non completi
- Firma digitale e sicurezza delle operazioni
- Conservazione digitale del FIR
- Il decreto direttoriale 25/2026 e le procedure operative in caso di problemi tecnici
- Il nuovo periodo transitorio: il “doppio binario” e le scadenze 2026
- Il decreto milleproroghe: FIR digitale obbligatorio dal 15 settembre 2026
- Conclusioni: la transizione digitale del formulario rifiuti con il RENTRI
- Normativa di riferimento su FIR digitale e RENTRI
- I Decreti Direttoriali attuativi del RENTRI
- Strumenti e risorse per l’approfondimento
- Approfondimenti a cura dell’autore
RENTRI e FIR digitale: cosa cambia nella tracciabilità dei rifiuti
Il RENTRI è lo strumento, sostitutivo del SISTRI, con il quale il Ministero dell’ambiente e della sicurezza energetica ha disegnato il nuovo sistema di tracciabilità dei rifiuti che prevede la digitalizzazione di tutta la documentazione relativa alla movimentazione e al trasporto dei rifiuti con conseguente eliminazione del cartaceo.L’art. 7, comma 8, del D.M. 4 aprile 2023, n. 59, decreto istitutivo del nuovo sistema, stabilisce che “Il formulario di identificazione del rifiuto è emesso e gestito in modalità digitale […] a partire dalla data indicata all’articolo 13, comma 1, lettera c)”.[1]
Da quella data, e cioè dal 13 febbraio 2026[2], il FIR, dopo una lunga gestazione, è diventato dunque completamente digitale e ha mutato il suo nome in x-FIR, destando incubi e preoccupazioni soprattutto tra i piccoli produttori di rifiuti, tanto che diverse associazioni di categoria hanno fatto sentire la loro voce e chiesto al Ministero una proroga dei termini di almeno sei mesi, in quanto non pronti a gestire il nuovo sistema.Va segnalato anche che la partenza in questa data, non è stata per nulla entusiasmante, in quanto il sistema ha subìto rallentamenti e blocchi sin da subito comportando notevoli disservizi e contrattempi all’utenza e resuscitando da subito il “vecchio” formulario cartaceo. A seguire, dopo pochi giorni, l’approvazione in parlamento del decreto “milleproroghe”, ha regalato la sospirata proroga di sei mesi (proroga arrivata però con ritardo rispetto ai termini di scadenza), spostando l’obbligo x-FIR e l’applicazione delle relative sanzioni al 15 settembre 2026.Vediamo ora di chiarire gli aspetti più importanti della nuova gestione del formulario digitale.
Che cosa è l’xFIR: il nuovo formulario digitale dei rifiuti
L’xFIR – Formulario digitale - è un documento nativamente informatico con estensione .xfir (a differenza del Registro RENTRI che è in formato .xml).La sua caratteristica principale è il “modello incrementale”[3]: il documento viene compilato, aggiornato e validato in più fasi dai soggetti coinvolti nel trasporto. Ogni aggiornamento è associato a una firma digitale, che rende le informazioni verificabili e immodificabili nelle fasi successive. In questo modo, l’xFIR diventa un unico documento condiviso, che mantiene la continuità delle informazioni lungo l’intera movimentazione del rifiuto.
Il file .xfir contiene tutte le versioni del formulario aggiornato dagli operatori. Dal Produttore, al Trasportatore fino al destinatario, completando mano a mano tutte le informazioni previste dal nuovo modello di formulario rifiuti previsto dal RENTRI.Il processo diventa dunque collaborativo digitalmente e non più attraverso lo scambio delle famose 4 copie o 2 copie, come accade attualmente.
Differenze tra FIR cartaceo e XFIR digitale
Di seguito una tabella riepilogativa che illustra le principali differenze operative tra il Formulario di Identificazione dei Rifiuti (FIR) in formato digitale e quello in formato cartaceo, alla luce delle recenti evoluzioni normative introdotte dal RENTRI (Registro Elettronico Nazionale sulla Tracciabilità dei Rifiuti).
Soggetti obbligati e categorie escluse dall'iscrizione al RENTRI
La Legge 199 del 30/12/2025 pubblicata sulla Gazzetta Ufficiale n.301 del 30/12/2025 ha sostituito il comma 3-bis dell’articolo 188-bis del decreto legislativo 3 aprile 2006, n. 152 che individua gli operatori obbligati all’iscrizione al RENTRI, come di seguito riportato:3-bis. Gli enti e le imprese che effettuano il trattamento dei rifiuti, i produttori di rifiuti pericolosi e gli enti e le imprese che raccolgono o trasportano rifiuti pericolosi a titolo professionale o che operano in qualità di commercianti ed intermediari di rifiuti pericolosi, nonché, con riferimento ai rifiuti non pericolosi, i soggetti di cui all'articolo 189, comma 3, sono tenuti ad iscriversi al Registro elettronico nazionale di cui al comma 3 del presente articolo.Sono esclusi dall'obbligo di iscrizione al suddetto Registro elettronico nazionale:
- i Consorzi ovvero i sistemi di gestione in forma individuale o collettiva, di cui all'articolo 237, comma 1;
- i produttori di rifiuti a cui si applicano le disposizioni di cui all'articolo 190, commi 5 e 6.
I soggetti a cui si applicano le disposizioni dell’articolo 190, comma 5, sono:
- gli imprenditori agricoli di cui all'articolo 2135 del Codice civile, con un volume di affari annuo non superiore a euro ottomila,
- le imprese che raccolgono e trasportano i propri rifiuti non pericolosi, di cui all'articolo 212, comma 8,
- per i soli rifiuti non pericolosi, le imprese e gli enti produttori iniziali che non hanno più di dieci dipendenti. (già precedentemente esclusi dall’obbligo di iscrizione).
Si evidenzia che gli enti e le imprese produttori iniziali di rifiuti che raccolgono e trasportano i propri rifiuti di cui all'articolo 212, comma 8, rimangono tenuti all’iscrizione solo quando obbligati in qualità di produttori.I soggetti a cui si applicano le disposizioni dell’articolo 190, comma 6, sono:
- gli imprenditori agricoli di cui all'articolo 2135 del Codice civile produttori iniziali di rifiuti pericolosi,
- i soggetti esercenti attività ricadenti nell'ambito dei codici ATECO 96.02.01, 96.02.02, 96.02.03 e 96.09.02 che producono rifiuti pericolosi, compresi quelli aventi codice EER 18.01.03*, relativi ad aghi, siringhe e oggetti taglienti usati,
- i produttori di rifiuti pericolosi non rientranti in organizzazione di ente o impresa.
Gli operatori rientranti nelle categorie escluse, laddove già iscritti, dovranno presentare, tramite l’area operatori del portale RENTRI, una pratica di cancellazione.In assenza di cancellazione verranno ritenuti operatori iscritti al RENTRI in modalità volontaria.Si ricorda infine che i produttori iniziali di rifiuti non iscritti al RENTRI sono tenuti a registrarsi all’area riservata “Produttori di rifiuti non iscritti” per produrre, vidimare e gestire il FIR in formato cartaceo conforme al nuovo modello a decorrere dal 13 febbraio 2025.
Chi deve compilare l’xFIR e quando è obbligatorio
L’obbligo di utilizzo del FIR digitale è determinato esclusivamente dal produttore o detentore del rifiuto.È questo soggetto a stabilire se una specifica movimentazione debba essere gestita in modalità digitale o cartacea.La scelta effettuata dal produttore si estende automaticamente a tutta la filiera, coinvolgendo anche trasportatori e destinatari. In particolare:
- se il produttore/detentore emette il FIR in formato digitale, tutta la filiera (trasportatori, destinatari) deve gestire il FIR in formato digitale.
- se il produttore/detentore emette il FIR in formato cartaceo, tutta la filiera (trasportatori, destinatari) deve gestire il FIR nello stesso formato cartaceo.
Utilizzo esclusivo del FIR digitale
Devono utilizzare solo il FIR digitale, i produttori iscritti al RENTRI che producono rifiuti pericolosi e non pericolosi derivanti da:
- attività industriali o artigianali;
- trattamento dei rifiuti;
- potabilizzazione e depurazione delle acque;
- abbattimento dei fumi;
- gestione di fosse settiche e reti fognarie;
- quando l’organizzazione supera i 10 dipendenti.
Utilizzo misto: digitale e cartaceo
Utilizzano una modalità mista, i produttori iscritti al RENTRI che:
- rientrano nelle categorie sopra ma fino a 10 dipendenti;
- producono rifiuti in ambito agricolo, agro-industriale, silvicoltura e pesca;
- operano nelle costruzioni e demolizioni;
- svolgono attività commerciali, di servizio o sanitarie.
Per questi soggetti il FIR digitale è obbligatorio per i rifiuti pericolosi, mentre per i non pericolosi resta possibile il cartaceo, con facoltà di adottare volontariamente il digitale.
Utilizzo esclusivo del FIR cartaceo
Continuano a utilizzare solo il FIR cartaceo i produttori non iscritti al RENTRI che producono esclusivamente rifiuti non pericolosi.