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Digitalizzazione dei Contratti pubblici: cosa dice il nuovo Regolamento

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Con DECRETO 12 agosto 2021, n. 148 il Dipartimento della Funziona pubblica presso la PRESIDENZA DEL CONSIGLIO DEI MINISTRI adotta il Regolamento per la digitalizzazione delle procedure dei contratti pubblici previsto dall’art. 44 del D.Lgs. n.50/2016.

Entrerà in vigore l’11 novembre 2021, ma le regole tecniche per la definizione delle modalità di digitalizzazione saranno dettate dall’Agenzia per l’Italia digitale (AgID) con apposite linee guida. Entro sei mesi dall’emanazione di quest’ultime, le stazioni appaltanti dovranno adeguare i propri sistemi telematici.

Il regolamento contiene due Capi:

  • Capo I: Principi generali e di Privacy;
  • Capo II: Gestione digitale delle procedure di acquisto e di negoziazione.

Il Sistema Telematico per la digitalizzazione delle procedure pubbliche

Il Sistema Telematico per la digitalizzazione delle procedure dei contratti pubblici è stato realizzato tenendo conto delle migliori pratiche riguardanti metodologie organizzative e di lavoro, metodologie di programmazione e pianificazione, riferite anche all’individuazione dei dati rilevanti, alla loro raccolta, gestione ed elaborazione, nonché alle soluzioni informatiche, telematiche e tecnologiche di supporto (vedi l’elenco delle pratiche a cui fa riferimento – art.28).

Cosa prevede il Regolamento per la digitalizzazione delle procedure dei contratti pubblici?

Il Regolamento di cui al DPCM 148/2021 definisce le modalità di digitalizzazione delle procedure di affidamento anche attraverso l’interconnessione per l’interoperabilità dei dati delle pubbliche amministrazioni, il colloquio e la condivisione dei dati tra i sistemi telematici e tra i medesimi sistemi e gli organismi di vigilanza e controllo nel rispetto di quanto previsto dal Piano triennale per l’informatica della pubblica amministrazione, adottato ai sensi dell’articolo 14-bis, comma 2, lettera b), del CAD.

Come si accede al sistema telematico digitale?

In base all’art.3 del Regolamento, l’accesso al sistema telematico da parte degli utenti avviene esclusivamente mediante una procedura di autorizzazione che prevede l’identificazione dell’utente (mediante SPID) e il rilascio di un apposito codice alfanumerico.

Una volta identificato, all’utente viene assegnato un profilo, coerente con il ruolo o la funzione svolta nella procedura: i livelli di sicurezza graduano in relazione alla tipologia delle proprie funzionalità e al profilo dell’utente, secondo le modalità definite nelle regole tecniche (ancora da emanarsi).

Come comunicare lo scambio di informazioni in modalità digitale

Le comunicazioni e gli scambi di informazioni tra gli utenti e il sistema telematico avvengono utilizzando il domicilio digitale presente negli indici di cui agli articoli 6-bis e 6-ter del CAD o, per gli operatori economici transfrontalieri, attraverso un indirizzo di servizio elettronico di recapito certificato qualificato ai sensi del regolamento eIDAS, nel rispetto di quanto previsto dall’articolo 52 del codice.

Cosa succede se un utente non è negli indici telematici?

Se l’utente non è presente negli indici, il sistema telematico consente all’utente di eleggere domicilio digitale speciale presso il sistema stesso.

Come conservare i dati relativi alle procedure di affidamento?

I dati, i documenti e le comunicazioni, redatti in un formato idoneo alla loro conservazione sono raccolti in un Fascicolo Informatico gestito dal sistema telematico che contiene anche l’impronta delle registrazioni cronologiche 6 calcolata al momento dell’invio del fascicolo stesso in conservazione.

Dove è conservato il Fasciolo informatico?

Il Fascicolo si trova all’interno del sistema telematico, e questo provvede alla sua conservazione secondo quanto stabilito dalle regole tecniche in materia di conservazione digitale dei documenti informatici (art.7).

Accesso agli atti di gara: come fare?

In base all’art.8 il sistema telematico permette la presentazione di istanze di accesso agli atti di gara e la messa a disposizione dei medesimi, ove ne ricorrano i presupposti e i requisiti ai sensi della normativa vigente.

Come avviene la protezione dei dati personali degli autenticati al Sistema telematico per le procedure di appalto?

Il sistema telematico assicura agli utenti autenticati, la disponibilità dei dati e dei documenti gestiti, la cui integrità e segretezza è garantita anche attraverso l’uso di idonee tecniche di crittografia e offuscamento, mantenendo anche la tracciabilità degli accessi (vedi art. 6) e garantendo la terzietà del gestore del sistema telematico anche mediante l’impiego di tecnologie basate su registri distribuiti, (art. 8-ter, comma 1, del decreto-legge 14 dicembre 2018, n. 135, convertito, con modificazioni, dalla legge 11 febbraio 2019, n. 12).

Quale livello di sicurezza viene assicurato?

Ai sensi dell’art.9 il titolare e il responsabile del trattamento assicurano, mediante idonee misure tecniche e organizzative, un livello di sicurezza dei dati personali adeguato al rischio, che comprendono,

  • la pseudonimizzazione
  • la cifratura dei dati personali,
  • la capacità di assicurare su base permanente la riservatezza,
  • l’integrità, la disponibilità e la resilienza dei sistemi e dei servizi di trattamento
  • una procedura per testare, verificare e valutare l’efficacia delle misure tecniche e organizzative messe in atto.

Pagamenti telematici

Prevista nel sistema telematico una piattaforma tecnologica per l’interconnessione e l’interoperabilità tra le pubbliche amministrazioni e i prestatori di servizi di pagamento abilitati, prevista dall’articolo 5 del CAD.

Procedure di acquisto e di negoziazione

Il Capo 2 del Regolamento regola le procedure di acquisto e negoziazione

Acquisizione del codice identificativo di gara: come fare?

Il sistema telematico consente alla stazione appaltante l’acquisizione del codice identificativo della gara. La richiesta avviene attraverso il sistema telematico, sulla base dell’accordo di servizio sottoscritto dal responsabile del sistema e dal gestore del sistema con ANAC.

Come ottenere la  Determina a contrarre?

Il sistema telematico consente alla stazione appaltante

  • la redazione dello schema di determina a contrarre;
  • l’acquisizione della determina tramite caricamento nel sistema, (segue inserimento nel fascicolo informatico)

Come avviene la redazione e pubblicazione del bando e degli atti di gara

Il sistema telematico

  1. acquisisce la documentazione di gara e ne consente la redazione (art.14);
  2. supporta la stazione appaltante nella redazione e nell’invio di inviti corredati dai necessari allegati;
  3. attraverso la interconnessione con le apposite piattaforme del Ministero delle infrastrutture e della mobilità sostenibili e dell’ANAC, consente alla stazione appaltante
  4. di assolvere agli obblighi di pubblicazione dei bandi di gara e degli avvisi previsti dal codice, (gestione automatizzata delle relative notifiche)
  5. predisporre gli schemi di documento di gara unico europeo in formato elettronico ai sensi dell’articolo 85 del codice

Come partecipare alla gara?

Il sistema telematico consente all’operatore economico:

  • di compilare e presentare l’offerta mediante interfaccia web, oppure tramite applicativi di acquisizione dei documenti strutturati secondo le regole tecniche
  • anche tramite la interconnessione con la apposita piattaforma del Ministero delle infrastrutture e della mobilità sostenibili, di compilare o di inserire nel sistema il documento di gara unico europeo in formato elettronico
  • di inserire l’offerta tecnica con i relativi allegati e l’offerta economica.

Come avviene le gestione dell’offerta?

Il sistema telematico, al momento della ricezione dell’offerta,

  • trasmette automaticamente all’operatore economico un messaggio di notifica dell’avvenuta ricezione della documentazione, indicando la data e l’ora di presentazione della stessa.
  • effettua la verifica preliminare dell’avvenuto inserimento di tutti i documenti previsti per la partecipazione alla gara e l’integrale compilazione dei moduli on-line
  • in caso di esito negativo della verifica, il sistema telematico trasmette automaticamente all’operatore economico un messaggio di errore con l’indicazione delle criticità riscontrate.

Atti e lavori della Commissione giudicatrice: come funziona il Sistema telematico?

Il sistema telematico gestisce e consente (art.17)

  • le comunicazioni eseguite dalla stazione appaltante ai fini della composizione della commissione giudicatrice e ne acquisisce i nominativi e trasmette all’ANAC l’elenco dei commissari nominati.
  • ai componenti della commissione giudicatrice l’accesso alla documentazione di gara inserita nel sistema telematico dagli operatori economici
  • lo svolgimento dell’attività istruttoria di competenza degli eventuali segretari responsabili del procedimento o componenti del seggio di gara, previa autorizzazione della commissione e nei limiti dell’autorizzazione concessa.
  • la gestione telematica delle sedute collegiali della commissione giudicatrice e l’acquisizione dei verbali o la loro redazione verificando, ove necessario, l’accesso al sistema telematico di tutti i soggetti e il loro collegamento (di cui garantisce, la riservatezza delle sedute collegiali che non sono pubbliche).
  • consente la gestione delle sedute pubbliche in modalità telematica, permettendo l’accesso (art.18): agli operatori economici partecipanti sono comunicate la data e l’ora della seduta pubblica in cui si procede all’apertura della documentazione amministrativa (vedi i dettagli dell’apertura e verifica della documentazione all’art.19)

Come procedere alla verifica dei requisiti di partecipazione?

La stazione appaltante, attraverso il sistema telematico,

  • effettua la verifica dei requisiti di partecipazione tramite l’interazione con la banca dati nazionale dei contratti pubblici (BDNCP) (art.20)
  • comunica agli operatori economici data e l’ora della seduta pubblica in cui si procede all’apertura delle offerte tecniche (art.21);
  •  consente alla commissione giudicatrice di consultare e valutare le offerte tecniche presentate, registrando gli esiti della valutazione delle stesse;
  • esegue il calcolo del punteggio tecnico totale assegnato a ciascun operatore e ne registra l’esito segnalando l’eventuale mancato superamento del valore soglia;
  • Invia la notifica all’operatore economico escluso;
  • conferma gli esiti e i punteggi assegnati

All’articolo 22 si dettaglia il lavoro della Commissione giudicatrice che consulta e valuta le offerte economiche degli operatori economici ammessi, tramite il sistema telematico, calcola la soglia di anomalia avvalendosi del sistema telematico e lo utilizza per l’elencazione delle offerte economiche in ordine di ribasso d’asta. L’articolo 23 riguarda la valutazione delle eventuali offerte anormalmente basse (il calcolo della soglia di anomalia viene effettuato dal sistema nei casi e secondo i criteri previsti dall’articolo 97 del codice, segnalando la presenza di offerte che appaiano anormalmente basse.

Il sistema può

  • richiedere agli operatori economici, la cui offerta appare anormalmente bassa, le relative giustificazioni e le trasmette alla stazione appaltante che comunica, l’eventuale esclusione dell’operatore economico che l’ha presentata;
  •  predispone la graduatoria di gara e la rende disponibile secondo la normativa vigente (art.24)
  • consente l’acquisizione del provvedimento di aggiudicazione e l’inserimento dello stesso nel fascicolo informatico
  • consente alla stazione appaltante di inviare le comunicazioni relative all’esito della procedura di gara agli operatori economici e alla BDNCP (art.25).
  • acquisisce la documentazione relativa all’esito della procedura di affidamento e ne supporta la redazione (art.26).
  • consente la redazione del contratto (ex articolo 32, comma 14, del codice) e, comunque, l’acquisizione del contratto e il suo inserimento nel fascicolo informatico (art. 27).

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