Comunicazione nominativo RLS all’INAIL: guida completa

Il quadro dei doveri a carico di datori di lavoro e dirigenti si completa con l’onere previsto nell’art. 18, comma 1, lett. aa) del D.Lgs. 81/08, che disciplina l’obbligo di comunicazione telematica all’INAIL dei nominativi dei Rappresentanti dei Lavoratori per la Sicurezza (RLS).
Tale adempimento, da assolvere in caso di nuova elezione o designazione, rappresenta la base documentale necessaria per alimentare il SINP (Sistema Informativo Nazionale per la Prevenzione), garantendo la piena tracciabilità dei soggetti coinvolti attivamente nel sistema di prevenzione aziendale.

Chi deve effettuare la comunicazione?

Il soggetto obbligato principale è il datore di lavoro. Tuttavia, il D.Lgs. 81/08 (TUSL) estende la responsabilità anche ai dirigenti, nell’ambito delle loro competenze e attribuzioni.
Nello specifico, l’art. 18 comma1 lett. aa) del TUSL prevede per datori di lavoro e dirigenti l’obbligo di:

«aa) comunicare in via telematica all’INAIL, nonché per loro tramite, al sistema informativo nazionale per la prevenzione nei luoghi di lavoro di cui all’articolo 8, in caso di nuova elezione o designazione, i nominativi dei rappresentanti dei lavoratori per la sicurezza; in fase di prima applicazione l’obbligo di cui alla presente lettera riguarda i nominativi dei rappresentanti dei lavoratori già eletti o designati».

Regime sanzionatorio

L’omissione o l’irregolarità di tale comunicazione è punita, ai sensi dell’art. 55, comma 5 lett l) del D.Lgs. 81/08, con una sanzione amministrativa pecuniaria.

Quando scatta l’obbligo: tempistiche e decorrenza

A differenza di altri adempimenti, la comunicazione del nominativo del Rappresentante dei Lavoratori per la Sicurezza (RLS) non ha cadenza periodica. L’obbligo non deve essere assolto annualmente se il rappresentante rimane lo stesso, ma è vincolato ad eventi specifici, quali:

• Prima elezione dell’RLS in azienda.
• Nuova nomina (ad esempio in caso di sostituzione).
• Variazione dei dati relativi a un RLS già comunicato in precedenza.

L’evoluzione normativa e il superamento dell’invio annuale

Inizialmente, l’art. 18, comma 1, lett. aa) del D.Lgs. 81/08 prevedeva una comunicazione da effettuarsi con cadenza annuale. Tuttavia, il quadro normativo è stato modificato dal D.Lgs. 106/2009 (cd. Decreto correttivo), che è intervenuto sull’articolo in questione eliminando il termine “annualmente”. Da quel momento, l’obbligo sorge esclusivamente in presenza di una nuova elezione o designazione.

L’INAIL, con la successiva Circolare n. 43 del 25 agosto 2009, ha recepito il correttivo e chiarito che la comunicazione va effettuata solo in caso di variazioni. Per quanto riguarda il termine, la prassi e le istruzioni software dell’Istituto indicano che l’invio deve avvenire tempestivamente (solitamente entro 30 giorni dall’evento), ma il portale rimane aperto per “fotografare” la situazione dell’anno precedente fino al 31 marzo.

Modalità operative: l’accesso ai servizi INAIL

L’adempimento si assolve esclusivamente tramite il portale INAIL, in modalità telematica, utilizzando il servizio “Dichiarazione RLS”. L’accesso al servizio online richiede l’autenticazione tramite SPID, CIE o CNS.
Una volta effettuato l’invio, il sistema rilascia una ricevuta telematica che attesta l’avvenuto adempimento e che deve essere conservata in azienda per eventuali controlli.

Procedure per settori speciali

Il sistema prevede procedure differenziate per alcuni comparti specifici, come dettagliato nella Circolare INAIL n. 29 dell’11 luglio 2018.

• Settore Istruzione: le scuole procedono tramite l’area funzionale SIDI (Adempimenti INAIL).
• Navigazione marittima: La comunicazione per gli RLS eletti su navi o unità mercantili avviene tramite il “Modulo Rls Navigazione” da inviare via PEC alla sede INAIL di competenza territoriale, in base alla sede legale dell’azienda.
• Ambasciate/Consolati italiani all’estero: la comunicazione va inviata via PEC alla Direzione territoriale INAIL di Roma Centro utilizzando il modello Mod. RLS PA-estero.

Come gestire la comunicazione RLS sul portale INAIL: dubbi e soluzioni

Sul portale dell’INAIL sono disponibili le risposte alle FAQ sul tema, in particolare:

• Come si fa a comunicare per la prima volta il nominativo del Rls?
• Cosa fare in caso di variazione/nuova nomina di un Rls?
• Come si modifica un Rls inserito?
• È possibile annullare un Rls inserito?

Si rinvia pertanto, per tutti i chiarimenti, alla pagina ufficiale dell’Istituto.

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