PDCA: pianificare, attuare, valutare e migliorare: ecco i quattro passaggi che costituiscono il ciclo di Deming. Un metodo di gestione iterativo utilizzato per il controllo ed il miglioramento continuo dei processi e dei prodotti. In questo articolo vediamo come funziona questo ciclo di miglioramento continuo, quali sono le sue quattro fasi e come viene applicato ai sistemi di gestione.
Nell'articolo
Il ciclo di miglioramento continuo
Il ciclo di miglioramento, conosciuto anche come il Ciclo di Deming, è una teoria messa a punto da William Edwards Deming. Un poliedrico personaggio, nato Sioux City nel 1900 e morto a Washinton nel 1993). Deming è stato ingegnere, docente, saggista, consulente di gestione dell’organizzazione, manager, ecc. La sua teoria relativa al ciclo di miglioramento continuo, ha avuto ed ha ancora oggi una grossa rilevanza sui sistemi di gestione.
Chi era William Edwards Deming
La storia di Deming si compie sia nel suo paese natale durante la Seconda guerra mondiale ma anche nel Giappone post-bellico. È difatti in Giappone, che dal 1947 in poi insegnò ai vertici dell’organizzazione delle grandi aziende giapponesi, tecniche per migliorare la progettazione e la qualità dei prodotti. Il suo insegnamento verteva su metodi statistici come l’analisi della varianza (ANOVA) e test di ipotesi
Questa sua importante attività fornì un contributo essenziale al rilancio dell’economia giapponese e contribuì a porre le basi del Giappone moderno, attraverso una produzione di prodotti innovativi e di altissima qualità.
Cos’è il ciclo di Deming
Deming ha insegnato alle aziende come poter aumentare la qualità e contemporaneamente ridurre i costi grazie alla riduzione degli scarti, al recupero delle lavorazioni errate, alla prevenzione dell’usura dei macchinari, e soprattutto in ambito delle risorse umane con riduzioni dei tempi di lavorazione e un forte aumento del grado di soddisfazione dei dipendenti. Questo ciclo virtuoso ha anche innestato una maggiore fidelizzazione dei clienti, sempre più soddisfatti dei prodotti acquistati.
Il punto focale di questa metodologia sta nell’applicare un continuo miglioramento (in giapponese “Kaizen”, come vedremo dopo) pensando all’ambito produttivo ma adattabile a qualsiasi sistema.
A-conto-B
Negli anni Settanta, la filosofia di Deming è stata riassunta da alcuni dei suoi fautori giapponesi, con il seguente paragone “A-conto-B”:
A – Quando le persone e le organizzazioni si concentrano principalmente sulla qualità, definita dal rapporto Qualità = Risultati degli sforzi di lavoro/Costi totali, tende ad aumentare la qualità e la caduta dei costi nel corso del tempo.
B – Tuttavia, quando le persone e le organizzazioni si concentrano principalmente sui costi (spesso fattore dominante e tipico comportamento umano), i costi tendono ad aumentare e la qualità diminuisce con il tempo.
Cosa si intende per PDCA
Pur ammirando il suo operato, sul quale potremmo parlare per giorni, concentriamoci su quello che è maggiormente riconosciuto a livello dei sistemi di gestione, ossia il Ciclo di Deming.
Il ciclo di Deming (PDCA, Plan-Do-Check-Act, Pianificare-Fare-Verificare-Agire) è un metodo di gestione utilizzato per il controllo e il miglioramento continuo dei processi e dei prodotti.
Esso serve a promuovere una cultura della qualità che è tesa al miglioramento continuo dei processi, utilizzando in modo ottimale le risorse disponibili.
Questo strumento parte dall’assunzione che per il raggiungimento del massimo della qualità sia necessaria la costante interazione tra ricerca, progettazione, test, produzione e vendita. In ambito dei sistemi di gestione, appare ancora più semplice la sua applicazione; il suo metodo accompagna il normale flusso operativo legato ai sistemi stessi, senza appesantirlo ed anzi contribuendo ad aumentarne il valore in modo semplice ed efficace.
Ciclo di Deming: quali sono le fasi
La tecnica si articola in quattro fasi, ed in particolare:
P – Plan (Pianificazione)
È la fase in cui vengono stabiliti gli obiettivi e i processi necessari per raggiungere i risultati attesi. Nei sistemi di gestione sono le fasi iniziali di definizione delle politiche, di “strategia”, e la messa a punto delle linee guida per tutte le attività inclusa la definizione di procedure e linee guida.
D – Do (Esecuzione)
È la fase di attuazione di quanto pianificato al punto precedente. Si tratta quindi di seguire i processi, seguendo le procedure e le linee guida impostate, sempre pensando alle politiche definite per il raggiungimento degli obiettivi.
In questa fase si raccolgono anche le evidenze, gli indicatori dei processi, che serviranno all’attuazione della fase successiva.
C – Check (Verifica)
È la fase durante la quale, analizzando quanto raccolto al punto precedente, si effettua un confronto con i risultati attesi definiti nella fase di Plan, per valutarne eventuali deviazioni.
Il risultato di questa fase di controllo genera l’output per il punto seguente.
A – Act (Azione)
È la fase di aggiornamento, correzione, miglioramento dei processi.
È in questa fase che nei sistemi di gestione vengo indirizzate le analisi delle cause che hanno portato a deviazioni rispetto al risultato atteso; in questa fase inoltre vengono messe in atto tutte le azioni correttive ottenendo il miglioramento del processo/prodotto/servizio.
Il ciclo si ripete all’infinito, portando appunto un miglioramento continuo ai sistemi gestiti con questa metodologia.
Anche quando il sistema evidenzia sempre meno deviazioni rispetto alle aspettative si possono innescare processi di miglioramento migliorando/aggiornando la fase di Plan.
Ciclo di Deming: esempio
Un esempio del Ciclo di Deming può essere sintetizzato nell’implementazione di un sistema di gestione ambientale dove i quattro passaggi, sotto rappresentati, costituiscono il c.d. “ciclo di Deming”: PDCA (Plan, Do, Check, Act), il metodo di gestione utilizzato per il controllo e il miglioramento continuo dei processi e dei prodotti.
PIANIFICARE
Pianificare la propria attività, attraverso:
a. l’individuazione delle azioni per affrontare i rischi e le opportunità;
b. la determinazione degli aspetti ambientali significativi per la propria impresa;
c. la selezione degli obblighi di conformità che si applicano all’organizzazione;
d. la precisazione dei propri obiettivi.
ATTUARE
Attuare quanto pianificato, attraverso un’attività di supporto e controllo operativo, che va:
a. dall’organizzazione strutturata di ogni processo (individuazione di competenze, attribuzione di ruoli e responsabilità);
b. alla preparazione e risposta alle emergenze passando per l’implementazione di un sistema di informazioni (non sempre necessariamente scritte), di continua comunicazione (interna ed esterna) e di controlli operativi.
VALUTARE
Valutare le prestazioni del sistema, attraverso il monitoraggio, la misurazione, l’analisi e la valutazione della prestazione ambientale, da effettuare attraverso:
a. un sistema di audit interno, da eseguire ad intervalli pianificati, con lo scopo di fornire informazioni per accertare se il sistema di gestione ambientale è conforme e se è efficacemente attuato e mantenuto;
b. il periodico riesame della direzione, volto ad assicurare la continua idoneità, adeguatezza ed efficacia del sistema.
MIGLIORARE
migliorare continuamente le proprie performances, mediante l’adozione di azioni correttive, volte ad eliminare le cause delle eventuali non conformità rilevate.
Ciclo di Deming sicurezza
I sistemi di gestione della sicurezza propongono di integrare il sistema di gestione complessivo aziendale con le problematiche di igiene e sicurezza sul lavoro. Basati su un modello ciclico (in emulazione al ciclo di Deming noto come PDCA –Plan, Do, Check, Act) volto al miglioramento continuo delle condizioni di lavoro, i sistemi di gestione della sicurezza si compongono, in linea di massima, dei seguenti elementi:
• la definizione di una politica, che guida le scelte legate alla SSL e che definisce gli obiettivi strategici di massima;
• la valutazione dei rischi lavorativi e conseguentemente un’attenta pianificazione delle attività correlate;
• l’individuazione di obiettivi puntuali e un programma per la loro realizzazione;
• la definizione di un organigramma, con compiti definiti e responsabilità assegnate a personale con competenze e formazione adeguate;
• la redazione di procedure operative per la realizzazione di attività che comportano rischi;
• un continuo coinvolgimento del personale e dei loro rappresentanti;
• il controllo periodico del sistema organizzativo nel suo complesso, anche attraverso la realizzazione di verifiche periodiche (audit);
• la periodica rivisitazione del sistema stesso.
Ciclo di Deming: le domande più frequenti
La ruota di Deming serve per il controllo ed il miglioramento continuo dei processi e dei prodotti. E’ utile alle aziende per aumentare la qualità e ridurre i costi e i tempi di lavorazione, aumentando il grado di soddisfazione dei dipendenti.
Il miglioramento continuo è un’attività ricorrente volta ad accrescere le prestazioni. Concetto alla base dei sistemi di gestione, il miglioramento continuo è una leva per raggiungere i risultati a cui il Sistema è finalizzato.
Il Ciclo di Deming (PDCA) si articola in quattro fasi:
P – Plan (Pianificazione)
D – Do (Esecuzione)
C – Check (Verifica)
A – Act (Azione)
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