La Riunione periodica di sicurezza sul lavoro: obiettivi, contenuti e figure coinvolte

La riunione periodica di sicurezza, come previsto dall’art. 35 del D.Lgs. 81/2008, è una fondamentale occasione di confronto tra i principali attori del sistema di prevenzione aziendale. È indetta dal datore di lavoro almeno una volta l’anno, nelle organizzazioni o unità operative con più di 15 dipendenti.

Cosa è la riunione periodica prevista dall’art. 35 del D.Lgs. 81/08?

La riunione periodica è un momento cruciale per l’organizzazione e la gestione della sicurezza aziendale, durante il quale si fa il punto sulle caratteristiche dell’azienda, sui rischi presenti e soprattutto sugli interventi necessari ad eliminarli o ridurli al minimo.

L’obiettivo è dunque quello di valutare l’efficacia delle misure di prevenzione messe in campo e di aggiornare le strategie di sicurezza in risposta a eventuali nuove esigenze operative o normative.

Le indicazioni sui contenuti e la partecipazione alla riunione periodica sono definite all’art. 35 del D.Lgs. n. 81/2008.

Nelle aziende e nelle unità produttive che occupano più di 15 lavoratori, viene indetta dal datore di lavoro, direttamente o tramite il servizio di prevenzione e protezione dai rischi.

Chi deve partecipare alla riunione periodica di sicurezza?

Trattandosi di “una riunione periodica di prevenzione e protezione dai rischi”, il legislatore ha previsto la partecipazione dei principali soggetti destinatari di attribuzioni gestionali in materia di sicurezza. In base all’art. 35, comma 1, del D.lgs. 81/08, sono tenuti quindi a partecipare alla riunione periodica:

• il datore di lavoro o un suo rappresentante;
• il responsabile del servizio di prevenzione e protezione (RSPP);
• il medico competente, ove nominato;
• il rappresentante dei lavoratori per la sicurezza (RLS).

Riunione periodica per aziende che operano con radiazioni ionizzanti

Nel caso di aziende che ricadono nel campo di applicazione del D.Lgs. 31 luglio 2020 n. 101 “Attuazione della direttiva 2013/59/Euratom, che stabilisce norme fondamentali di sicurezza relative alla protezione contro i pericoli derivanti dall’esposizione alle radiazioni ionizzanti”, alla riunione periodica di sicurezza sul lavoro devono partecipare anche l’esperto di radioprotezione e, ove nominato, il medico autorizzato (ai sensi dell’art. 109, comma 10, del D.lgs. 101/2020).

Riunione periodica di sicurezza: ogni quanto

Il Datore di lavoro, direttamente o tramite il servizio di prevenzione e protezione dai rischi, indice almeno una volta all’anno la riunione periodica, in tutte le aziende o unità produttive, che occupano più di 15 dipendenti. Alcune prassi aziendali prevedono, tuttavia, diversi incontri durante l’anno che anticipano la riunione periodica.

La riunione periodica è prevista solo una volta l’anno?

La riunione periodica ha luogo, come indicato dal comma 4 dell’art. 35 (D.Lgs. 81/08) anche in occasione di eventuali significative variazioni delle condizioni di esposizione al rischio, compresa la programmazione e l’introduzione di nuove tecnologie che possono avere riflessi sulla sicurezza e salute dei lavoratori.

Riunione periodica sicurezza in aziende con meno di 15 dipendenti

Nelle ipotesi di eventuali significative variazioni delle condizioni di esposizione al rischio e introduzione di nuove tecnologie, nelle unità produttive che occupano fino a 15 lavoratori, il Dlgs. 81/08 (art. 35, comma 4) concede al Rappresentante dei lavoratori per la sicurezza (RLS) la facoltà di richiedere la convocazione di un’apposita riunione periodica.

I contenuti della riunione periodica

Nel corso della riunione periodica, pensata come luogo di confronto e collaborazione tra le parti, ai sensi dell’art. 35, comma 2 (D.Lgs. 81/08), il datore di lavoro sottopone all’esame dei partecipanti:

• il documento di valutazione dei rischi (DVR);
• l’andamento degli infortuni e delle malattie professionali e della sorveglianza sanitaria;
• i criteri di scelta, le caratteristiche tecniche e l’efficacia dei dispositivi di protezione individuale (DPI);
• i programmi di informazione e formazione dei dirigenti, dei preposti e dei lavoratori ai fini della sicurezza e della protezione della loro salute.

Nel corso della riunione possono inoltre essere individuati:

• codici di comportamento e buone prassi per prevenire i rischi di infortuni e di malattie professionali;
• obiettivi di miglioramento della sicurezza complessiva sulla base delle linee guida per un sistema di gestione della salute e sicurezza sul lavoro.

Il contenuto della riunione periodica è dunque prefissato dal legislatore, mediante l’indicazione puntuale delle macro-materie oggetto di esame, suscettibili – in ogni caso – di specificazioni ulteriori.

Il Verbale della riunione

Durante la riunione periodica deve obbligatoriamente essere redatto un verbale che deve rimanere a disposizione dei partecipanti per la sua consultazione. Per l’operazione di verbalizzazione, il legislatore si limita a prevederne la redazione a cura del datore di lavoro, anche tramite il servizio di prevenzione e protezione.

Tra le possibili opzioni di approvazione del verbale di riunione, si suggerisce la sottoscrizione da parte di ciascun partecipante.

E’ utile segnalare che l’approvazione del verbale potrebbe non corrispondere alla condivisione delle conclusioni in esso contenute da parte di tutti i partecipanti. L’assenso rispetto alle conclusioni non è previsto dal legislatore, bensì è importante sotto il profilo metodologico, che i contenuti espressi in riunione siano coerentemente trascritti nel verbale, ai fini della storicizzazione dell’incontro. Il verbale conclusivo dovrà riportare tutti gli interventi che si sono susseguiti, comprese le integrazioni richieste dai rappresentanti dei lavoratori e/o dagli altri partecipanti.

Sanzioni in caso di violazione degli obblighi

La violazione degli obblighi connessi all’indizione e allo svolgimento della riunione periodica comporta specifiche sanzioni a carico del datore di lavoro e del dirigente. Tali sanzioni sono definite all’interno del Capo IV, Titolo I del D.lgs. 81/08 ed in particolare all’articolo 55, comma 5:

• Ammenda da 2.847,69 a 5.695,36 euro [art. 55, co. 5, lett. e)] violazione dell’art. 35, comma 4 (obbligo indizione riunione periodica).
• Sanzione amministrative pecuniaria da 2.847,69 a 9.397,33 euro [art. 55, co. 5, lett. f)] per la violazione dell’art. 35 comma 2 (contenuti della riunione).
• Sanzione amministrativa pecuniaria da 711,92 a 2.562,91 euro [art. 55, co. 5, lett. h)] per la violazione dell’art. 35 comma 5 (mancata redazione del verbale).

Figure coinvolte e relativi ruoli nella riunione periodica

Il datore di lavoro (o un suo rappresentante)

Il riferimento all’obbligo del datore di lavoro, di convocare la riunione periodica, nelle aziende o unità produttive con più di 15 lavoratori, è contenuto all’art. 18, comma 1, lett. v) del D.Lgs. 81/2008.

Al datore di lavoro è riconosciuto un ruolo di primo piano all’interno della riunione, essendo chiamato a gestirla e a coordinarla. Il Capo IV del Titolo I, rafforza ulteriormente questo concetto, introducendo un apparato sanzionatorio specifico che annovera quale unico destinatario proprio il datore di lavoro.

Per il datore di lavoro la riunione periodica potrebbe rappresentare, inoltre, una reale occasione per dimostrare, da un lato, di non ricadere nella culpa in vigilando, in quanto non potrà essere accusato di mancata sorveglianza in relazione ai propri doveri che ha delegato a terzi, dall’altro di aver pesato realmente “sul campo” la competenza, preparazione e affidabilità dei propri collaboratori che partecipano all’organizzazione del sistema salute e sicurezza aziendale (culpa in eligendo).

Chi può rappresentare il datore di lavoro nella riunione periodica?

Relativamente all’eventuale rappresentante del datore di lavoro nella riunione periodica, vale la pena precisare che, avendo costui il potere di assumere decisioni per suo conto, non può coincidere con il RSPP, che non ha questo ruolo ed è già presente – con altre funzioni – tra i soggetti partecipanti alla riunione stessa.
Infine, nel caso in cui il datore di lavoro legittimamente non si presenti alla riunione, in quanto “sollevato” dalla delega di rappresentanza, questa, sarebbe da riportare a verbale.

Il RSPP

All’art. 33, comma 1, lettera e) viene riportato l’obbligo del Responsabile e dell’Addetto del Servizio Prevenzione e protezione di partecipare alle consultazioni in materia di tutela della salute e sicurezza sul lavoro, nonché alla riunione periodica. Il Servizio di prevenzione e protezione è anche il tramite con cui il datore di lavoro può convocare la riunione periodica.

Il RSPP potrà dare concreta prova della sua principale funzione, che è quella di coordinamento delle varie figure e professionalità operanti nel campo della salute e sicurezza aziendale; potrà pertanto, anche in tale occasione, fornire prova del suo operato ed al contempo avere riscontro dell’effettivo stato di avanzamento dei compiti affidati ai componenti del servizio prevenzione e protezione.

Il RLS

Ai sensi dell’articolo 50, comma 1, lettera l) il Rappresentante dei Lavoratori per la Sicurezza partecipa alla riunione periodica di cui all’art. 35.

La presenza alla riunione di questa figura è assolutamente fondamentale, in quanto questa è la sede più idonea a dare attuazione ai diritti di consultazione, informazione e formulazione di proposte di cui il rappresentante dei lavoratori è titolare. Che sia componente di diritto della riunione periodica risulta anche dal già citato comma 4, dell’art. 35, il quale – nelle aziende ovvero unità produttive che occupano fino a 15 lavoratori – gli attribuisce eccezionalmente la facoltà di chiedere al datore di lavoro la convocazione della riunione periodica, in caso di variazione della situazione di rischio, anche dovuta all’introduzione di nuove tecnologie.

Il RLS potrà dunque esercitare le proprie funzioni, verrà di fatto consultato come previsto dal Testo Unico di salute e sicurezza sul lavoro, e potrà promuovere − qualora lo ritenga opportuno − l’elaborazione, l’individuazione e l’attuazione di misure di prevenzione idonee a tutela della salute e integrità fisica dei lavoratori, richiedendo la verbalizzazione di eventuali osservazioni e/o proposte.

Il Medico competente

L’obbligo di partecipazione alla riunione periodica per il medico competente è sancito all’art. 25, lett. i) laddove si richiede al medico di comunicare per iscritto – in occasione delle riunioni di cui all’articolo 35 – al datore di lavoro, al responsabile del servizio di prevenzione protezione dai rischi, ai rappresentanti dei lavoratori per la sicurezza, i risultati anonimi collettivi della sorveglianza sanitaria effettuata e fornire indicazioni sul significato di detti risultati ai fini della attuazione delle misure per la tutela della salute e della integrità psico-fisica dei lavoratori.

Il medico competente può dimostrare (attraverso la verbalizzazione e la sottoscrizione dell’incontro) l’adempimento dei suoi doveri che non si limitano soltanto alle visite mediche obbligatorie dei lavoratori, ma sono quelli più ampi di consulenza in materia sanitaria (Cass. Pen., sez. IV, 6.02.2001, n. 5037), nonché di collaboratore – congiuntamente al responsabile del servizio prevenzione e protezione − del datore di lavoro alla valutazione dei rischi.

Per saperne di più

Per arricchire le tue conoscenze sulla normativa di Sicurezza sul lavoro ti segnaliamo i libri e i software di EPC Editore e i corsi di formazione qualificata di Istituto Informa:

• Scopri Epc Safety, la piattaforma CLOUD per valutare i rischi per la salute e la sicurezza in azienda e gestire i relativi adempimenti da qualsiasi dispositivo connesso a internet: